تعرف على آلية عمل الفاتورة ونظام الفوترة الإلكترونية

[مليحة العتيبي]

تعرف على آلية عمل الفاتورة ونظام الفوترة الإلكترونية







الفاتورة الإلكترونية هي إحدى الوسائل الإلكترونية الحديثة التي تساهم في تسهيل العديد من الإجراءات المالية كالبيع والشراء والسداد والدفع من خلال مستند إلكتروني يضم أكثر التفاصيل حول الصفقات التجارية بشكل إلكتروني منسق، وتمثل الفواتير الإلكترونية بمثابة حل إلكتروني سريع يمكن كل من المشتري والبائع من توثيق عملية البيع من خلال هذه الفاتورة الإلكترونية يسيرة الاستخدام وكذلك منتشرة في التداول بين التجار، وذلك يعود بفضل كونها صارت معتمدة دولياً من هيئة الزكاة والدخل داخل المملكة العربية السعودية، ومن خلال موقعنا الإلكتروني سوف نقدم أبرز التفاصيل حول كل ما يتعلق بخدمة الفاتورة الإلكترونية وآلية العمل بها داخل المؤسسات التجارية.


ما هي الفاتورة الإلكترونية
الفاتورة الإلكترونية هي نوع من البدائل البرمجية الحديثة التي تسهل على كل من المشتري والبائع تسهيل إجراءات البيع والشراء من أي مكان داخل المملكة العربية السعودية وفي أي وقت فقط من خلال بعض النقرات على الشاشة، حيث أن أكثر ما يميز الفاتورة الإلكترونية كونها وسيلة سريعة ومعتمدة من هيئة الزكاة والدخل في توثيق كافة المعاملات التجارية من أي مكان وفي أي وقت، وهذا ما جعل العديد من كبرى المؤسسات التجارية بأن تعتمد على خدمة الفواتير الإلكترونية من أجل تسهيل إجراءات الشراء والدفع في أقل وقت وبطريقة سريعة وموثقة في الاستخدام والتداول بين كل من العملاء والتجار، حيث أن الفواتير الإلكترونية تساهم في كل مما يلي:


توثيق عملية البيع والشراء وفق سجل بياني يحوي أبرز التفاصيل المتعلقة بالعمليات التجارية التي تمت بين المشتري والبائع.
توثيق كامل لعملية البيع سواء من حيث التاريخ ونوع الخدمة المقدمة إلى العميل وتكلفة سداد هذه الخدمة وحالة الدفع سواء كانت من خلال نظام الدفع الكامل عبر التحويل البنكي أو الدفع بإحدى المراكز التجارية أو الدفع من خلال بطاقات الدفع، أو من خلال نظام الدفع الجزئي المعرف بـ اسم (نظام التقسيط).
تسهيل العديد من إجراءات البيع والشراء بأسهل الطرق الممكنة، حيث أنه يمكن للعميل أن يقوم بشراء أي نوع من الخدمات من داخل منزله وبدون أي رسوم أو تكاليف ضريبية عسيرة، وذلك يعود بفضل الفواتير الإلكترونية التي توثق كافة معاملات البيع والشراء بأسهل الطرق الممكنة وبشكل معتمد ومتداول داخل المملكة العربية السعودية وخارجها، وهذه الخدمة توفر كثيراً من الوقت والجهد على كل من البائع والمشتري.
ما هو نظام الفوترة الإلكترونية
نظام الفوترة الإلكترونية هو إحدى خدمات الأنظمة التجارية البرمجية الحديثة التي تعمل على توثيق العملية التجارية من خلال مستند برمجي حديث ويسير في الاستخدام بحيث يكون بديل سريع وموثق بشكل دائم مع العميل والبائع عوضاً عن الفواتير التقليدية التي تحتاج إلى نظام تجاري تقليدي، فأكثر ما يميز خدمة الفوترة الإلكترونية كونها خدمة تجارية تهدف إلى تسهيل العديد من الإجراءات المالية المتعلقة بالدفع والسداد بطرق سريعة وموثقة تماماً من قِبل هيئة الزكاة والدخل ومتداولة في الاستخدام بين أكثر المراكز التجارية المتواجدة داخل المملكة السعودية نظراً لمدى دورها البارز في تسهيل المعاملات الضريبية والمعاملات المالية بين كل من المشتري والبائع، حيث أن نظام الفوترة الإلكترونية يقدم كل من الخدمات التالية:


فتح نافذة إشعارات حول كافة المتعلقات التجارية المتعلقة بـ مستندات البيع والشراء داخل تطبيق برمجي يحوي قاعدة بيانية منسقة حول سجلات العمليات التجارية الناجحة التي تمت خلال فترة زمنية محددة.
الحصول على فاتورة ضريبية متعمدة دولياً برسوم مالية أقل بكثير من رسوم الضرائب المالية المتعلقة بالفواتير العامة.
تسهيل أمور البيع والشراء الإلكتروني وكذلك تسهيل أمور الدفع المحول مع توثيق كامل لكل ما يتعلق بالعملية التجارية بداية من تاريخ وموعد اتمام هذا البيع، إلى كافة التفاصيل التجارية المتعلقة بالقيمة المالية والأموال المدفوعة والأموال المقيدة في الديون مع بيان طبيعة الخدمة المدفوع من أجلها الأموال.
تقدم خدمات الفاتورة الإلكترونية العديد من الخدمات في الاجراءات الحكومية التي تتطلب توثيق إلكتروني، حيث يمكن إرسال منسوخات أصلية من الفاتورة الإلكترونية إلى العديد من المصالح الحكومية أو المصالح الضريبية بشكل برمجي يسير وبدون أي معيقات مما يسهل على العميل والمؤسسة كثيراً من الجهد والوقت.
مواصفات الفاتورة الإلكترونية
من أكثر الأسئلة الشائعة التي تُقدم إلينا هي ما هي مواصفات الفاتورة الإلكترونية؟ وما هو الهيكل العام الخاص بالفاتورة الإلكترونية؟، ونجيب عن ذلك بإن الفاتورة الإلكترونية هي إحدى المستندات البرمجية التي تحمل هيكل بسيط وسلسل مكون من العديد من الأركان الرئيسية التي تتعلق بالعملية التجارية بشكل مفصل، حيث أن الفاتورة تحمل هيئة بيانية متناسقة تضم العديد من البيانات والأوامر التالية:


المقر الرئيسي لعنوان الفاتورة والذي يتضمن بدوره أكثر التفاصيل حول المؤسسة أو الهيئة المُصدرة لهذه الفاتورة بجانب كود رمزي مشفر يوضع أقصى يسار الفاتورة من أجل التأمين حول إصدار الفاتورة، والغاية من هذا الركن هو توثيق الفاتورة تبعاً إلى الهيئة الخاصة بإصدارها، وهذا يجعل العميل أكثر أماناً في التعامل مع الهيئة.
تتضمن الفاتورة ركنين محددين حول تفاصيل المعلومات عن البائع والمشتري، حيث يتضمن كلاً من هذين الركنين العديد من الأوامر المطلوبة حول معلومات كل من البائع والمشتري مثل الاسم والعنوان والبيانات المسجلة ضمن الصفقة التجارية التي تمت بموجب العقد بينهما.
تتضمن الفاتورة الإلكترونية أيضاً ركن محدد خاص بالتوقيت المحلي لإصدار هذه الفاتورة، وهذا حفاظاً على حق العميل في الشراء.
تتضمن الفاتورة أيضاً ركن كُلي يسمى بـ ركن (المجموع)، ويضم هذا الركن أكثر التفاصيل المتعلقة بعدد الخدمات وصافي سعر الخدمات وأيضاً تفاصيل المبلغ الكُلي الذي تم دفعه من العميل إلى البائع.
كل هذه البيانات الخاصة بـ الفواتير الإلكترونية تكون منسقة بشكل برمجي بسيط وسلسل وقابل للاستخدام والتداول بكل سهولة ويسر بين كل من المشتري والبائع في كل الإجراءات العامة.
ما هي عناصر ومتطلبات الفاتورة الإلكترونية
تحتوي الفاتورة الإلكترونية على العديد من العناصر الرئيسية المتعلقة بحالة العملية التجارية، حيث أن الفاتورة الإلكترونية يجب أن تحتوي على العديد من العناصر البيانية التي تهدف إلى بيان كل ما يتعلق بـ المعاملة التجارية التي تمت بشكل ناجح بين كل من العميل والتاجر، وهذا يجعل من الفاتورة الإلكترونية تضم جميع العناصر التالية:


خانة تأمينية موثقة من قبل الهيئة التجارية للبيع والشراء وتكون ظاهرة بشكل كود وبعض الأرقام المتسلسلة التي تضم حالة إصدار الفاتورة.
خانة مخصصة من أجل التعريف الشخصي بكل من البائع والمشتري بشكل موجز وبسيط يتضمن أكثر التفاصيل المعلقة بهم داخل إطار العملية التجارية فقط، حيث يحتوي ركن التعريف في الفاتورة الإلكترونية على خانة مخصصة بالاسم والرقم المسلسل وبيانات البائع والمشتري من حيث الخدمة والتكلفة.
خانة مخصصة بالعديد من التفاصيل المالية المتعلقة بـ رسوم التكلفة الإجمالية والمبلغ الذي تم سداده بالفعل والمبلغ المتبقي إن وجد.
وضع خانة إضافية قابلة للتعديل من أجل أن تحتوي على توقيع كل من العميل والبائع على إتمام هذه الصفقة بشكل ناجح، وعلى هذا يتم توثيق هذه الفاتورة ضمن سجلات الصفقات التجارية لدى البائع والمشتري لضمان حق كل من المشتري والبائع تجاه هذا الصفقة التجارية.
إلا أن الاعتماد على خدمة الفواتير الإلكترونية يتطلب العديد من الخطوات المتعددة، حيث أن من متطلبات الفاتورة الإلكترونية ما يلي:


إن يكون لدى المؤسس العديد من الخدمات القابلة للبيع والشراء.

تطبيق خدمة الفاتورة الإلكترونية بشكل تابع لإحدى مؤسسات الخدمات البرمجية الموثقة والمعتمدة في الاستخدام.
تنفيذ العديد من الإجراءات المبدئية المتعلقة بتسجيل وتوثيق المركز التجاري الخاص بالبائع ضمن إحدى المراكز التي تستخدم الفاتورة الإلكترونية بشكل موثق من قبل الهيئة العامة للدخل.
ما هي مراحل تطبيق الفاتورة الإلكترونية
تطبيق خدمة الفاتورة الإلكترونية يحتاج إلى العديد من المراحل المحددة من أجل تنفيذ خدمة الفاتورة الالكترونية داخل المنشأة التجارية بشكل ناجح، حيث أن الفوترة الالكترونية كغيرها من أنواع الخدمات الضريبية الأخرى التي تحتاج في البداية إلى توثيق معلن من قِبل المؤسسات الحكومية من أجل اعتماد الفاتورة الإلكترونية بشكل موثق، حيث أن مراحل تطبيق الفاتورة الإلكترونية تتمثل إليكم في ما يلي:


يتم إرسال طلب إلى مصلحة الهيئة العامة للدخل بموجب يحتوي على طلب التقديم في خدمة الفاتورة الإلكترونية.
يجب أن يكون الطلب مرفق بالعديد من المستندات مثل البطاقة الشخصية للمؤسس مع العديد من الايصالات التجارية مع صورة من البطاقة الضريبية وصورة من طلب تطبيق خدمة الفاتورة الإلكترونية.
يتم ارسال كافة البيانات الشخصية والبيانات التجارية المتعلقة بطلب الخدمة، ثم بعد أن يتم قبول تطبيق الخدمة من قبل المصلحة. الحكومية فإنه يتوجب مراجعة بيانات القبول والرقم الضريبي من أجل تطبيق خدمة الفاتورة الإلكترونية داخل المنشأة التجارية.
آلية عمل الفاتورة الإلكترونية
آلية عمل الفاتورة الالكترونية المعتمدة داخل المملكة العربية السعودية تعتمد على مرحلتين أساسيتين، حيث أن آلية عمل الفاتورة الالكترونية يحتاج إلى وقت كافي من المؤسس من أجل أن يخضع النظام البياني الخاص به في المعاملات التجارية إلى نظام بياني رقمي من خلال استخدام الفاتورة الإلكترونية، وعلى ذلك فإن آلية عمل الفاتورة الالكترونية تمر بالمرحلتين التاليتين:


المرحلة الأولى: ويطلق عليها مصطلح المرحلة التطبيقية الابتدائية لخدمة الفاتورة الإلكترونية داخل المؤسسة التجارية، بحيث تكون هذه المرحلة بأن يقوم المسؤول بتحويل نظام الفاتورة الخاصة به إلى نظام رقمي من خلال إحدى خدمات الفاتورة الإلكترونية المتوفرة ضمن العديد من الشركات المتخصصة، ولكن ذلك الإطار الإلكتروني الخاص بـ الفاتورة الإلكترونية يجب أن يكون متوافق بشكل كامل مع النظام التقليدي العام المتواجد في الفواتير التقليدية.
المرحلة الثانية: وهي المرحلة التي يلزم بها المسؤول بربط كافة المستندات التجارية الخاصة بالفواتير الإلكترونية إلى داخل هيئة الزكاة والدخل السعودية من أجل توثيق البيانات والمعلومات بشكل إلكتروني مصرح به إلى هيئة الزكاة والدخل، حيث يقوم المسؤول بتوثيق كافة المعاملات التجارية الخاصة به إلى مصلحة الزكاة والدخل من أجل التوثيق والأمان لكل من البائع والمشتري حفاظاً على الحقوق المالية ضمن إطار حكومي موثق ومؤمن.
ومن خلال ما سبق نكون قد استعرضنا من أجلكم أكثر التفاصيل المتعلقة بـ نظام خدمات الفاتورة الالكترونية وآلية عملها ومراحل تطبيقها، لذلك.. نأمل أن يكون موقعنا مفيداً دائماً من أجلكم، كما يمكنكم التواصل مع خبراء المحاسبة عن بعد عرب تيك من أجل الحصول على خدمات الفاتورة الالكترونية وتطبيقها داخل المؤسسة أو المنشأة التجارية، والالتحاق بالمرحلة الثانية للفاتورة الالكترونية


للمزيد من التفاصيل حول خطة الأسعار الخاصة بنا ونوع الخدمات برجاء التواصل معنا بشكل مباشر عبر رسائل تطبيق الواتس آب أو من خلال الاتصال على أرقامنا المبينة أمامكم وعلى الفور سوف يتم التواصل معكم من خلال أحد ممثلي الشركة وتزويدكم بكافة التفاصيل التي ترغبون بمعرفتها بشكل مفصل.